Mailo im Detail: Features und DSGVO-Compliance

Die NIS2-Richtlinie und verschärfte DSGVO-Anforderungen zwingen viele Unternehmen zum Umdenken. US-SaaS-Dienste werden zum Risiko. Europäische Alternativen wie Mailo gewinnen an Bedeutung. Während amerikanische Email-Provider wie Gmail unter US-Gesetzen stehen, bieten französische Lösungen wie Mailo vollständige EU-Compliance und Datenschutz nach europäischen Standards.

Was ist Mailo?

Unternehmens-Details

Mailo wurde 2013 in Frankreich gegründet und positioniert sich als familienfreundlicher, sicherer Email-Service. Das Unternehmen mit Sitz in Paris hat sich auf den französischsprachigen Markt spezialisiert, erweitert aber kontinuierlich seine internationale Präsenz. Das Team besteht aus etwa 20 Mitarbeitern und konzentriert sich ausschließlich auf Email-Services und verwandte Kommunikationslösungen.

Im Gegensatz zu venture-capital-finanzierten Startups setzt Mailo auf organisches Wachstum und Nachhaltigkeit. Die Kundenbasis umfasst über 1,5 Millionen registrierte Nutzer, vorwiegend Familien und kleine Unternehmen in Frankreich und anderen französischsprachigen Ländern. Bekannte Referenzkunden sind französische Bildungseinrichtungen und regionale Verwaltungen.

Technische Basis

Mailo basiert auf einer modernen Cloud-Architektur, die vollständig in französischen Rechenzentren betrieben wird. Die Plattform nutzt Open-Source-Komponenten für Email-Verarbeitung, kombiniert mit proprietären Sicherheitsfeatures. Self-Hosting ist nicht möglich, da Mailo als managed Service konzipiert ist.

Die Sicherheitsarchitektur umfasst End-to-End-Verschlüsselung für gespeicherte Emails, SSL/TLS für alle Verbindungen und erweiterte Anti-Spam-Filter. Zweifaktor-Authentifizierung ist standardmäßig verfügbar, ebenso wie automatische Backups und Disaster Recovery.

Hauptfeatures

1. Familienkonten: Zentrale Verwaltung mehrerer Email-Adressen für Familienmitglieder mit granularen Berechtigungen

2. Erweiterte Spam-Filter: KI-basierte Filterung mit französischsprachiger Optimierung und manueller Whitelist/Blacklist-Verwaltung

3. Integrierter Kalender: Vollständig synchronisierter Kalender mit Terminfreigabe und Erinnerungsfunktionen

4. Cloud-Speicher: 1GB bis 20GB Speicherplatz je nach Tarif für Email-Anhänge und Dokumente

5. Mobile Apps: Native iOS- und Android-Apps mit Offline-Synchronisation

6. Webmail-Interface: Responsive Weboberfläche mit anpassbarem Design und Drag-&-Drop-Funktionalität

7. Domain-Hosting: Möglichkeit eigener Email-Domains für kleine Unternehmen

8. Backup-Funktionen: Automatische Email-Archivierung und Export-Optionen

9. Kontakt-Verwaltung: Integriertes Adressbuch mit Synchronisation über CardDAV

10. Mehrsprachigkeit: Interface in Französisch, Englisch, Deutsch und weiteren EU-Sprachen

Datacenter & Compliance

Alle Mailo-Server stehen ausschließlich in französischen Rechenzentren in Paris und Lyon. Das Unternehmen ist nach französischem Datenschutzrecht (CNIL) zertifiziert und erfüllt DSGVO-Anforderungen vollständig. Eine ISO 27001-Zertifizierung wird derzeit angestrebt.

Mailo bietet standardmäßig Datenverarbeitungsverträge (DPA) für Geschäftskunden und implementiert Privacy-by-Design-Prinzipien. Nutzer haben vollständige Kontrolle über ihre Daten mit Löschgarantien und Portabilitätsrechten.

🚀 Professioneller KI-Content für Ihr WordPress

WordPress KI-Content-Manager

Vollautomatische Content-Produktion für Ihr WordPress. 4 SEO-optimierte Artikel monatlich für nur 500€.

• ✅ Automatische Artikel-Generierung mit KI
• ✅ SEO-Optimierung & Keyword-Targeting
• ✅ Keine Meetings, keine Wartezeiten
• ✅ Direkt in WordPress publiziert

Jetzt starten →

💡 Never Code Alone – Ihr Partner für automatisierte Content-Produktion

Warum Mailo statt Gmail?

DSGVO & Datenschutz

Der entscheidende Vorteil von Mailo liegt in der vollständigen EU-Compliance. Während Gmail unter US-Gesetzen wie dem CLOUD Act und FISA steht, unterliegt Mailo ausschließlich französischem und EU-Recht. Alle Daten werden in Paris und Lyon verarbeitet, ohne Zugriff für US-Behörden.

Mailo integriert DSGVO-Tools direkt in die Plattform: Nutzer können ihre Daten jederzeit exportieren, Verarbeitungszwecke einsehen und Löschung beantragen. Gmail bietet zwar ähnliche Tools, jedoch unter US-rechtlichen Einschränkungen.

Digitale Souveränität

Als französisches Unternehmen mit französischem Management unterliegt Mailo ausschließlich EU-Jurisdiktion. Dies eliminiert Risiken durch Konflikte zwischen US- und EU-Recht, die bei Gmail regelmäßig auftreten. Für Unternehmen bedeutet dies rechtliche Sicherheit und Compliance-Konformität.

Features & Funktionalität

Mailo bietet grundlegende Email-Funktionen auf Gmail-Niveau: IMAP/POP3-Unterstützung, Spam-Filter, mobile Apps und Webmail. Der integrierte Kalender und Cloud-Speicher entsprechen Google Workspace-Features, jedoch in reduziertem Umfang.

Gmail übertrifft Mailo bei erweiterten Funktionen wie Smart Compose, automatischer Kategorisierung und Integration mit Google-Services. Mailo punktet hingegen mit familienfreundlichen Features und französischsprachiger Optimierung.

Unique Features von Mailo sind die Familienkonten-Verwaltung und speziell auf französische Nutzer optimierte Spam-Filter mit CNIL-konformen Datenschutzeinstellungen.

Support & Service

Mailo bietet Support in französischer und englischer Sprache mit Reaktionszeiten unter 24 Stunden. Deutsche Dokumentation ist begrenzt verfügbar. Gmail bietet breiteren mehrsprachigen Support, aber ohne persönliche Betreuung für Privatkunden.

Der Zeitzonenunterschied zu Frankreich ist für deutsche Nutzer minimal, während Gmail-Support oft US-Zeiten folgt.

Performance

Für EU-Nutzer bietet Mailo bessere Latenz durch rein europäische Server-Infrastruktur. Gmail hat zwar EU-Datacenter, routet jedoch Traffic teilweise über US-Server. Mailo garantiert 99,9% Uptime, Gmail erreicht ähnliche Werte mit größerer globaler Redundanz.

Migration von Gmail

Vorbereitung

Eine Migration erfordert gründliche Analyse der genutzten Gmail-Features. Mailo fehlen erweiterte Google-Integrationen wie Drive-Synchronisation oder Meet-Integration. Teams müssen auf reduzierte Funktionalität vorbereitet werden.

Ein vollständiges Daten-Inventar umfasst Emails, Kontakte, Kalendertermine und Labels. Schulungen für das neue Interface sind empfehlenswert, da sich die Bedienung von Gmail unterscheidet.

Typische Migrationszeiten: Planung 2-4 Wochen, technische Umsetzung 1-2 Wochen, Team-Eingewöhnung 4-6 Wochen.

Technische Migration

1. Test-Setup: Mailo-Testaccount einrichten und Interface evaluieren

2. Datenexport: Google Takeout für vollständigen Gmail-Export nutzen

3. Import: Mailo bietet IMAP-Migration und manuellen mbox-Import

4. Konfiguration: Email-Clients mit neuen IMAP-Einstellungen konfigurieren

5. Domain-Migration: MX-Records auf Mailo-Server umstellen

6. Testing: Email-Fluss und Funktionen testen

7. Go-Live: Schrittweise Umstellung mit Gmail als Backup

Herausforderungen

Hauptprobleme sind fehlende API-Parität zu Gmail und begrenzte Drittanbieter-Integrationen. Mailo unterstützt Standard-Protokolle, aber proprietäre Gmail-Features funktionieren nicht.

Datenformat-Konvertierung ist meist problemlos über Standard-Formate möglich. Team-Adoption kann durch Interface-Unterschiede verzögert werden.

Zeitrahmen

Kleine Teams (< 10 Nutzer): 2-3 Wochen für komplette Migration

Mittelständische Unternehmen (10-100 Nutzer): 4-6 Wochen inklusive Schulungen

Enterprise (> 100 Nutzer): 2-3 Monate mit professioneller Migrations-Unterstützung

Feature-Vergleich

Kategorie	Mailo	Gmail
Email-Grundfunktionen	✅ Vollständig	✅ Vollständig
DSGVO-Tools	✅ Integriert	⚠️ Teilweise
EU-Datacenter	✅ 100%	❌ Optional
API	⚠️ Standard-IMAP	✅ Gmail API
Integrationen	⚠️ ~50 verfügbar	✅ 1000+ verfügbar
Deutscher Support	⚠️ Englisch/Französisch	✅ Mehrsprachig
Pricing	✅ Transparent	⚠️ Komplex
Familienkonten	✅ Native Unterstützung	⚠️ Google One erforderlich
Mobile Apps	✅ iOS/Android	✅ iOS/Android
Offline-Zugang	✅ Mobile Apps	✅ Web + Mobile

Mailo bietet solide Email-Grundfunktionen mit DSGVO-Compliance, erreicht aber nicht Gmails Funktionsumfang bei Erweiterungen und Integrationen. Für datenschutzbewusste Nutzer überwiegen die Compliance-Vorteile die Feature-Nachteile.

FAQ

Ist Mailo wirklich DSGVO-konform?

Ja, Mailo erfüllt DSGVO-Anforderungen vollständig. Alle Server stehen in Frankreich, Datenverarbeitungsverträge sind verfügbar, und das Unternehmen unterliegt ausschließlich EU-Recht ohne US-Zugriffsmöglichkeiten.

Wie schwierig ist die Migration von Gmail?

Für Privatnutzer ist die Migration in 1-2 Tagen machbar. Unternehmen sollten 2-6 Wochen einplanen, abhängig von Teamgröße und genutzten Gmail-Integrationen. Standard-Email-Migration funktioniert problemlos über IMAP.

Welche Features fehlen im Vergleich zu Gmail?

Mailo fehlen Smart Compose, erweiterte Suchfunktionen, Google Meet-Integration, Drive-Synchronisation und das umfangreiche Ökosystem von Gmail-Add-ons. Auch die API-Funktionalität ist eingeschränkter.

Wie ist der deutschsprachige Support?

Support erfolgt primär auf Französisch und Englisch. Deutsche Dokumentation ist begrenzt verfügbar. Reaktionszeiten liegen unter 24 Stunden für Geschäftskunden, länger für Privatnutzer.

Gibt es versteckte Kosten?

Mailo arbeitet mit transparenter Preisstruktur. Kostenloser Tarif mit 1GB, kostenpflichtige Tarife ab wenigen Euro monatlich. Keine versteckten Kosten für DSGVO-Compliance oder EU-Datacenter-Nutzung.

Welche Integrationen werden unterstützt?

Standard-Protokolle (IMAP, CalDAV, CardDAV) funktionieren mit allen gängigen Email-Clients. Spezielle Integrationen gibt es für Thunderbird, Outlook und mobile Standard-Apps. Webservice-APIs sind begrenzt verfügbar.

Kann man Mailo self-hosten?

Nein, Mailo ist ausschließlich als managed Cloud-Service verfügbar. Self-Hosting oder On-Premise-Installation werden nicht angeboten. Dafür garantiert Mailo professionelle Wartung und Sicherheitsupdates.

Für wen ist Mailo NICHT geeignet?

Unternehmen mit starker Google-Integration, Teams die Gmail-API nutzen, oder Organisationen mit Anforderungen an erweiterte Email-Automatisierung sollten Alternativen prüfen. Auch bei intensiver internationaler Zusammenarbeit kann Gmails Ökosystem vorteilhafter sein.

Fazit

Für wen geeignet?

✅ Ideal für:

• Unternehmen mit DSGVO-Compliance-Anforderungen
• Datenschutzbewusste Familien und Privatnutzer
• Französischsprachige Organisationen
• Teams mit grundlegenden Email-Anforderungen
• Unternehmen ohne komplexe Google-Integration

⚠️ Einschränkungen:

• Reduzierte Funktionalität im Vergleich zu Gmail
• Kleineres Drittanbieter-Ökosystem
• Begrenzter deutscher Support
• Migrations-Aufwand bei komplexen Setups

Zusammenfassung

Mailo bietet eine solide EU-Alternative zu Gmail für Nutzer mit Datenschutz-Prioritäten. Besonders für Unternehmen mit DSGVO-Compliance-Anforderungen oder Familien mit Sicherheitsbedenken ist Mailo eine überlegenswerte Option. Die Funktionalität deckt Standard-Email-Bedürfnisse ab, erreicht aber nicht Gmails Erweiterungsgrad.

→ Offizielle Website: https://www.mailo.com